Boîtes partagées#
Une boîte partagée regroupe une équipe autour d'une même adresse mail (par exemple contact@ ou support@) : plusieurs personnes reçoivent, traitent et se coordonnent sur les mêmes fils.
Visibilité par défaut#
Par défaut, toute l'équipe voit une boîte partagée. Un administrateur peut restreindre une boîte partagée à une liste de personnes précises, avec deux rôles :
- Contribution (« écrit ») — répondre, archiver, gérer les brouillons.
- Lecture seule (« lecture ») — consulter la boîte sans pouvoir envoyer ni modifier quoi que ce soit.
Cette gestion se fait depuis Réglages → Boîtes & Équipes, par un administrateur de l'espace. L'administrateur reste toujours inclus dans une boîte qu'il restreint (aucun risque de se retrouver lui-même exclu).
Modes de collaboration par boîte#
Chaque boîte partagée fonctionne dans l'un de trois modes, choisi par un administrateur depuis Réglages → Boîtes & Équipes. Le mode ne supprime jamais de données : il détermine ce que l'interface propose sur les fils de cette boîte.
| Mode | Ce qu'il donne |
|---|---|
| Partage | Boîte visible par l'équipe : réponses et commentaires. Archivé = terminé. |
| Assignation (par défaut) | Un responsable par conversation, file « Non assignés », clôture. |
| Tickets | Statuts Open / En attente / Résolu, en plus de l'assignation. |
Les modes s'emboîtent : Tickets contient Assignation, qui contient Partage. Une boîte sans réglage explicite fonctionne en Assignation. Vos boîtes personnelles et vos boîtes connectées ne sont pas concernées : elles gardent toutes leurs possibilités.
Conséquences visibles :
- En mode Partage, l'assignation et la clôture ne sont pas proposées sur les fils de cette boîte. Si toutes vos boîtes partagées sont dans ce mode, la vue Non assignés disparaît de la barre latérale : plus rien ne la justifie.
- En mode Tickets, les statuts Open / En attente / Résolu sont dérivés de ce que vous faites déjà (en attente = fil reporté ; résolu = fil archivé ou clôturé) — il n'y a pas de statut supplémentaire à tenir à jour.
- Sur une action de masse portant sur plusieurs fils, une possibilité n'est offerte que si tous les fils sélectionnés l'acceptent.
Un administrateur peut aussi, depuis ce même écran, déclarer une adresse comme boîte partagée (à condition qu'elle soit accessible : du domaine, ou déjà connectée).
Réception et notifications, boîte par boîte#
Toujours dans Réglages → Boîtes & Équipes, chacun choisit pour chaque boîte partagée ce qui le concerne. C'est un réglage personnel, qui vous suit sur tous vos appareils :
- Tout — les mails de cette boîte remontent dans votre réception et vous notifient.
- Mentions — ils remontent dans votre réception, mais seules les conversations que vous suivez (mention, réponse, assignation) vous notifient.
- Rien — la boîte reste accessible depuis la barre latérale, sans remonter ni notifier (sauf les conversations que vous suivez).
Recliquer sur le mode déjà actif revient au réglage par défaut. Un administrateur peut définir le défaut d'équipe pour chaque boîte ; votre choix personnel prime sur ce défaut.
Délégation d'accès#
Au-delà des boîtes partagées, un administrateur peut aussi déléguer l'accès aux boîtes personnelles de l'équipe : donner à quelqu'un une vue sur toutes les boîtes de l'espace, ou seulement sur certaines boîtes précises. C'est un réglage d'accès uniquement — les mails restent sur la boîte d'origine, seul le droit de les consulter change.
Partager un fil précis avec un collègue#
Sur une boîte personnelle, vous pouvez partager un fil ponctuel avec un ou plusieurs collègues, sans changer les droits globaux de la boîte : voir Collaboration dans la boîte de réception.
Lien de consultation pour un invité externe#
Pour donner à quelqu'un d'extérieur à votre équipe un accès en lecture à un fil, sans lui créer de compte Trame, vous pouvez générer un lien de consultation :
- Le lien pointe vers une page de lecture du fil (ou d'un ensemble de fils regroupés en projet), sans aucune mise en page ni script exécuté côté navigateur de l'invité.
- Il est signé et à durée limitée : passé son expiration, la page affiche que le lien a expiré et invite à en redemander un.
- Selon les droits accordés au lien, l'invité peut ou non répondre : sa réponse est enregistrée comme un commentaire interne, attribué à « Invité · [son nom] », visible par votre équipe — ce n'est jamais un mail réellement envoyé au fil.
- Aucune information sur le contenu du lien n'est révélée en cas d'erreur (lien expiré, invalide, boîte non trouvée) : le message reste volontairement générique.
Boîtes personnelles connectées hors de l'organisation#
Chaque membre peut, en plus des boîtes de l'organisation, connecter une boîte personnelle externe (hors du domaine de l'entreprise) depuis Réglages → Boîtes & Équipes. Cette connexion se fait par consentement direct auprès de votre fournisseur de messagerie et reste révocable à tout moment, depuis Trame ou depuis votre compte externe.
Statut : la connexion de boîtes externes doit être activée sur votre espace. Tant qu'elle ne l'est pas, l'écran affiche « La connexion d'une boîte externe n'est pas encore activée sur votre espace. Contactez-nous pour l'activer. ». Un compte administrateur ne voit pas ce bouton : cet onglet lui présente à la place la gestion des connexions de l'organisation.